Algemeen

Dit is het Privacybeleid dat van toepassing is op uw gebruik van de Mind Oasis-website, mobiele app en de propositie als geheel. Uw persoonsgegevens worden in dit kader verzameld en verwerkt door Rituals Cosmetics E-Commerce B.V. (Keizersgracht 683, 1017 DW Amsterdam) (hierna: “Mind Oasis”, “wij” of “ons”). Het correct omgaan met persoonsgegevens is voor ons buitengewoon belangrijk. Daarom besteden wij veel zorg aan de verwerking en bescherming van uw persoonsgegevens. Dit gebeurt in overeenstemming met de bepalingen van de toepasselijke privacywetgeving (waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming, AVG).

Om uw privacy zo goed mogelijk te waarborgen, hanteren wij de volgende kernwaarden:

Informatie: Wij willen u informeren over waarom en hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken. Dit wordt beschreven in dit Privacybeleid.

Beperkte gegevensverzameling: Wij streven ernaar om de informatie die wij verzamelen en gebruiken, te beperken tot hetgeen noodzakelijk is voor de verkoop van onze Producten en/of het aanbieden van de Diensten (zoals hieronder gedefinieerd).

Veiligheid: Wij nemen passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen en eisen hetzelfde van partijen die namens ons uw gegevens gebruiken. Wij testen onze websites en apps proactief en continu met behulp van een geautomatiseerde beveiligingsscan.

Rechten van betrokkenen: Wij respecteren uw rechten op grond van de toepasselijke privacywetgeving (inclusief het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens in overeenstemming met die wetgeving).

Dit Privacybeleid beschrijft hoe wij deze kernwaarden toepassen en hoe wij uw recht op privacy respecteren en beschermen. Wij raden u sterk aan deze verklaring zorgvuldig te lezen, aangezien hierin wordt uitgelegd op basis waarvan wij uw persoonsgegevens gebruiken wanneer u onze producten online (“Producten”) koopt, onze website of mobiele applicatie gebruikt, met ons in contact treedt of anderszins gebruikmaakt van onze diensten (gezamenlijk aangeduid als: "Diensten").

De persoonsgegevens die wij over u verzamelen wanneer u onze Producten koopt of gebruikmaakt van de Diensten, omvatten het volgende (hierna gezamenlijk aangeduid als: “Persoonsgegevens”):

• Uw contactgegevens. Uw naam, postadres en andere contactgegevens, zoals uw telefoonnummer en e-mailadres, evenals eventuele andere contactgegevens die u aan ons verstrekt (inclusief het bezorgadres wanneer u onze Producten online aanschaft).
• Uw elektronische identificatiegegevens en andere informatie die wij automatisch verzamelen bij gebruik van de Diensten. Wanneer u onze websites of apps gebruikt, interactie hebt met onze nieuwsbrief (zoals openen, klikken, lezen, muisbewegingen, etc.) of online marketingadvertenties te zien krijgt, verzamelen wij automatisch gegevens via uw browser of apparaat. Dit doen wij met behulp van cookies en andere technologieën om bezoekers op de website te volgen (waaronder webanalyse). Denk hierbij aan uw IP-adres, MAC-adres, uw surfgedrag, de Producten en Diensten die u interessant vindt, en de inhoud van uw achtergelaten winkelwagentje. Raadpleeg ons Cookiebeleid voor meer informatie.
• Uw accountgegevens. Om uw Mind Oasis-account aan te maken, verzamelen wij uw naam, e-mailadres, geboortedatum en telefoonnummer. Ook kunnen wij uw geslacht en telefoonnummer verzamelen als u deze vrijwillig aan ons verstrekt. Als u eerder deze gegevens hebt opgegeven om een Rituals-account aan te maken, kunt u ervoor kiezen om dat Rituals-account te gebruiken om toegang te krijgen tot de Diensten, waarbij u ons toegang geeft tot uw Rituals-accountgegevens ten behoeve van uw Mind Oasis-account. Houd er rekening mee dat u vanwege technische beperkingen niet hetzelfde e-mailadres kunt gebruiken voor zowel een Rituals-account als een Mind Oasis-account. Als u twee afzonderlijke accounts nodig hebt, moet u elk account registreren met een ander e-mailadres.
• Uw aankopen. Alleen wanneer u lid bent van My Mind Oasis, kunnen wij gegevens van uw aankopen koppelen aan uw Mind Oasis-profiel op basis van de verificatie van uw door uzelf verstrekte Persoonsgegevens (bijvoorbeeld uw My Mind Oasis-ledenkaart (nummer), e-mailadres en/of mobiele telefoonnummer). Het gaat daarbij om gegevens zoals het bedrag en de datum van uw aankopen, de Producten of Diensten die u aanschaft, de locatie van aankoop, betalingsstatus, eventuele (personeels)korting, gebruikte vouchercode (indien van toepassing), geschenk bij aankoop (indien van toepassing), en optionele aanvullende gegevens voor een persoonlijke kaart of gravure. Als u ervoor hebt gekozen om uw MyRituals-account te koppelen aan uw My Mind Oasis-account, kunnen wij ook uw Rituals-aankopen verwerken zoals in deze paragraaf beschreven.   
• Uw online aankopen. Om uw online aankopen (inclusief abonnementen op de Diensten) via de officiële Mind Oasis-webshop of via andere officiële socialemedia-kanalen te voltooien, gebruiken wij uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, bezorgmethode en bezorgadres en alle relevante informatie over uw aankopen, zoals het bedrag en de datum van uw aankopen, de Producten of Diensten die u koopt, het apparaat waarmee u uw aankopen doet, betaalmethode, betaalstatus, bankrekeninggegevens, (werknemers)korting (indien van toepassing), gebruikte vouchercode (indien van toepassing), cadeau bij aankopen (indien van toepassing) en optionele aanvullende gegevens voor een persoonlijke kaart of gravure. Om u betaalmethoden van derde partijen aan te kunnen bieden, kunnen wij tijdens het afrekenproces uw Persoonsgegevens in de vorm van contact- en bestelgegevens doorgeven aan deze derde partijen, zodat zij kunnen beoordelen of u in aanmerking komt voor hun betaalmethoden en deze kunnen afstemmen op uw situatie. De doorgestuurde Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het privacybeleid van de betreffende derde partij. De door ons gebruikte betaalpartners worden weergegeven op de afrekenpagina.
• Uw Persoonsgegevens bij het gebruik van onze Mind Oasis at Home Mat en mobiele app. Dit omvat de Persoonsgegevens in uw Mind Oasis-account (zie hierboven). Om de Mind Oasis at Home Mat te kunnen gebruiken in combinatie met de mobiele app van Mind Oasis, worden automatisch gegevens verzameld over het apparaat, zoals Bluetooth-signaalsterkte, aantal keren verbonden, technische specificaties van haptische trillingen, aantal afgespeelde sessies en online/offline-status. Wij kunnen ook feedback verzamelen over uw gebruik van de Mind Oasis-app via door u ingevulde gebruikersenquêtes of reviews.
• De Persoonsgegevens die u met ons deelt tijdens het personalisatieproces wanneer u een gepersonaliseerd product koopt. Als u Producten personaliseert via ons, gebruiken wij uw Persoonsgegevens (bijvoorbeeld de naam die u op de Producten wilt laten zetten) om uw verzoek te kunnen verwerken en u de Diensten te kunnen leveren. Indien beschikbaar, biedt Mind Oasis mogelijk ook de optie om uw Mind Oasis Online Gift Card (cadeaukaart) te personaliseren via de Mind Oasis-website (bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend, door middel van het uploaden en gebruiken van een afbeelding, video, GIF of ander bestand; hierna: ‘Beeldmateriaal’). Mind Oasis werkt voor deze service samen met derde partijen die namens ons handelen, zoals verder beschreven in dit Mind Oasis Privacybeleid. Het door u aangeleverde Beeldmateriaal wordt door Mind Oasis beschikbaar gesteld op de Mind Oasis Online Gift Card totdat deze volledig is verzilverd, maar in ieder geval niet langer dan 12 maanden na ontvangst van de Mind Oasis Online Gift Card door de ontvanger. Daarna wordt het gepersonaliseerde Beeldmateriaal vervangen door een standaardafbeelding van Mind Oasis en wordt het Beeldmateriaal verwijderd.
• Uw Persoonsgegevens bij het aanmelden voor onze nieuwsbrief. Om u de nieuwsbrief van Mind Oasis te kunnen sturen, met inspirerende en commerciële inhoud, gebruiken wij uw e-mailadres en eventuele aanvullende informatie die u aan uw profiel toevoegt, zoals uw naam en geboortedatum. Wij versturen ook gepersonaliseerde nieuwsbrieven op basis van uw persoonlijke voorkeuren.

Uw communicatiegegevens. Alle gegevens die u met ons deelt wanneer u met ons communiceert via e-mail, online, telefonisch, sociale media of op een andere manier, zoals vragen, verzoeken of klachten.

• Uw Persoonsgegevens met betrekking tot loterijen, winacties, verkoopbevorderingscampagnes, wedstrijden of sampling-acties. Alle gegevens die u met ons deelt wanneer u deelneemt aan een loterij, winactie, verkoopbevorderingscampagne, wedstrijd of sampling-actie.
• Uw beoordelingen, reviews en feedback. De meningen, ervaringen, voorkeuren en interesses met betrekking tot de Producten of de Diensten, of beoordelingen van evenementen die u publiceert op onze websites of met ons deelt via online kanalen of sociale media.

De Persoonsgegevens die wij verzamelen, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

Voor de uitvoering van onze overeenkomst met u: Om te kunnen voldoen aan onze verplichtingen die voortvloeien uit een overeenkomst tussen u en ons, en om u de Producten, Diensten en informatie te kunnen verstrekken waar u om vraagt. Dit omvat onder meer het verwerken en afhandelen van uw verzoeken, vragen of klachten. Hieronder valt ook het u in staat stellen om onze Producten aan te schaffen, deel te nemen aan ons My Mind Oasis-programma, gebruik te maken van het Mind Oasis-abonnement, deel te nemen aan loterijen, wedstrijden of onze verkoopbevorderingscampagnes, te reageren op uw verzoeken om klantenservice te verlenen, te reageren op uw vragen, en op uw verzoek essentiële informatie te verstrekken over onze Producten en Diensten, etc.

In het kader van onze legitieme commerciële belangen: Wij gebruiken uw Persoonsgegevens zoals hierboven beschreven (zowel op geaggregeerd als individueel niveau) voor het promoten van onze Producten en Diensten, en om contact met u op te nemen via e-mail, gewone post, sociale media of op andere wijze voor direct marketing of andere commerciële doeleinden. Ook gebruiken wij uw Persoonsgegevens om te verifiëren of aan de leeftijdsvereisten voor het aanmaken van een Mind Oasis-account is voldaan. Daarnaast gebruiken wij uw Persoonsgegevens voor het analyseren en verbeteren van de kwaliteit van onze Producten en Diensten, bijvoorbeeld voor het bieden van klantenservice en aftersales, en om u als klant beter te begrijpen (klantoptimalisatie). Dit stelt ons in staat om te beoordelen wat u mogelijk interesseert, om de doeltreffendheid van advertenties die we u en anderen aanbieden te meten en te begrijpen, en om relevante advertenties te kunnen tonen. Op basis van uw gebruik van onze Diensten en Producten die u hebt aangeschaft, kunnen we u bovendien benaderen met advertenties of ander marketingmateriaal dat is aangepast aan uw persoonlijke voorkeuren en ervaringen.

We kunnen ook uw Persoonsgegevens gebruiken voor onze andere legitieme commerciële belangen, zoals het exploiteren en uitbreiden van onze zakelijke activiteiten; om onze Producten en Diensten te ontwikkelen en te verbeteren of aan te passen; om ons/onze (en andermans) rechten, eigendom of veiligheid te beschermen en te verdedigen; om misbruik en fraude met betrekking tot de online verkoop van onze producten te voorkomen en te controleren of onze Huisregels voor het gebruik van onze website(s) en app(s) worden nageleefd; om geaggregeerde statistieken te genereren over de gebruikers van onze Producten en Diensten; om onze zakelijke activiteiten mogelijk te maken; om de beleidslijnen en de procedures van het bedrijf uit te voeren; om ons in staat te stellen zakelijke transacties te verrichten, zoals een fusie, verkoop, reorganisatie, overdracht van bedrijfsmiddelen of bedrijfsactiviteiten van Rituals, acquisitie, faillissement of soortgelijke gebeurtenis; of voor andere legitieme bedrijfsdoeleinden toegestaan onder de toepasselijke wetgeving.

Gebruik van informatie op basis van uw toestemming: Onder bepaalde omstandigheden zullen we ook uw toestemming vragen voor de verwerking van uw Persoonsgegevens. Bijvoorbeeld wanneer u niet onze Producten hebt gekocht maar communicatie in het kader van direct marketing (zoals nieuwsbrieven, promoties, nieuws over producten) via e-mail, andere elektronische middelen of telefoon wilt ontvangen.

U kunt uw toestemming op elk gewenst moment intrekken (zie de onderstaande rubriek 9 “Uw rechten”).

Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen: Alle Persoonsgegevens die wij verzamelen, kunnen worden gebruikt om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust, bijvoorbeeld ten aanzien van toezichthoudende instanties, fiscale autoriteiten of opsporingsinstanties.

Wanneer u deelneemt aan verschillende socialemedia-platforms zoals Facebook, X, Pinterest, Instagram, LinkedIn enz., moet u bekend zijn met tools van die sites, en deze begrijpen, zodat u keuzes kunt maken over hoe u de Persoonsgegevens in uw socialemedia-profiel(en) kunt delen.

Mind Oasis is gebonden aan de privacypraktijken en het privacybeleid van deze derde partijen. Wij raden u daarom aan om de van toepassing zijnde privacyverklaringen, gebruiksvoorwaarden en gerelateerde informatie te lezen over hoe uw Persoonsgegevens worden gebruikt in deze sociale media-omgevingen.

Afhankelijk van de keuzes die u hebt gemaakt met betrekking tot uw instellingen op verschillende socialemedia-platforms (en/of in combinatie met uw instellingen op de Mind Oasis-pagina’s), kunnen bepaalde Persoonsgegevens over uw online activiteiten en socialemedia-profielen met ons worden gedeeld (bijvoorbeeld over uw interesses, burgerlijke staat, geslacht, gebruikersnaam, foto, opmerkingen en inhoud die u hebt geplaatst of gedeeld, etc.).

Wij delen uw Persoonsgegevens met de volgende partijen:

Andere entiteiten binnen de Rituals-groep. Uw Persoonsgegevens worden gedeeld tussen de verantwoordelijke Rituals-entiteiten die uw Persoonsgegevens kunnen gebruiken zoals beschreven in dit Privacybeleid. Een overzicht van de relevante verantwoordelijke Rituals-entiteiten is hier te vinden.

Externe leveranciers. Wij schakelen van tijd tot tijd derde partijen in om ons te ondersteunen bij het leveren van onze Producten en Diensten, waaronder:

- zakelijke partners, leveranciers (zoals IT-dienstverleners) en onderaannemers;

- contactcenters, om ons te helpen op de afdeling Consumentenservice;

- reclame- en mediabedrijven die voor ons marketing- en media-activiteiten uitvoeren (inclusief affiliate marketing);

- aanbieders van analysediensten en zoekmachines die ons helpen bij het verbeteren en optimaliseren van onze website en apps, zoals Google Analytics.

Bij het verlenen van hun diensten zullen deze externe leveranciers namens ons Persoonsgegevens inzien, ontvangen, bijhouden of anderszins verwerken. Onze contracten met deze dienstverleners staan niet toe dat zij uw Persoonsgegevens gebruiken voor hun eigen (marketing)doeleinden. In overeenstemming met de toepasselijke wetgeving nemen wij commercieel redelijke maatregelen om te eisen dat deze externe leveranciers uw Persoonsgegevens afdoende beveiligen en uitsluitend verwerken in overeenstemming met onze instructies.

Zakelijke transactie. Daarnaast kunnen Persoonsgegevens worden vrijgegeven als onderdeel van een fusie, verkoop of overdracht van onze bedrijfsmiddelen.

Derde partijen ingeval van een wettelijke verplichting. Wij kunnen uw Persoonsgegevens vrijgeven als wij van mening zijn dat dit wettelijk vereist is.

Met toestemming. We kunnen ook informatie over u, inclusief Persoonsgegevens, bekendmaken aan een andere derde partij, wanneer u toestemming hebt verleend of ons hebt verzocht dit doen, bijvoorbeeld in het geval van een promotiecampagne met een andere sponsor.

In de meeste gevallen worden uw Persoonsgegevens verwerkt binnen de Europese Unie. Houd er echter rekening mee dat wij alle Persoonsgegevens die u ons verstrekt, mogen overdragen aan en verwerken in andere landen dan het land waar u woonachtig bent. De wetgeving in die landen biedt mogelijk niet hetzelfde beschermingsniveau voor uw Persoonsgegevens. Daarom streven wij ernaar om passende waarborgen te treffen en ervoor te zorgen dat alle toepasselijke wet- en regelgeving wordt nageleefd met betrekking tot dergelijke doorgiften, met name wanneer Persoonsgegevens worden overgedragen naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dit betekent dat wij wettelijk vereiste contracten zijn aangegaan met de ontvangers van uw gegevens, waaronder standaardcontractbepalingen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie of, indien vereist, door een andere toezichthoudende autoriteit.

U hebt het recht om op verzoek een kopie te ontvangen van de documentatie waaruit blijkt welke passende waarborgen zijn getroffen. U kunt hiervoor contact opnemen via privacy@rituals.com. 

Wij nemen redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw Persoonsgegevens adequaat worden beveiligd met behulp van passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen, zodat deze worden beschermd tegen ongeoorloofd of onrechtmatig gebruik, wijziging, ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking, en tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging en verlies.

Wij nemen stappen om de toegang tot uw Persoonsgegevens te beperken tot die personen die deze gegevens nodig hebben voor een van de doeleinden zoals beschreven in dit Privacybeleid. Daarnaast zorgen wij er contractueel voor dat elke externe leverancier die uw Persoonsgegevens verwerkt, eveneens verplicht is om de vertrouwelijkheid en integriteit van uw gegevens op een veilige manier te waarborgen.

Wij bewaren uw Persoonsgegevens zolang dat nodig is om het doel te vervullen waarvoor deze zijn verzameld en gebruikt (bijvoorbeeld zolang als nodig is om u klantenservice te bieden, vragen te beantwoorden of technische problemen op te lossen), tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is of noodzakelijk is om ons tegen een rechtsvordering te kunnen verdedigen.

Onder de voorwaarden zoals vastgesteld in de toepasselijke wetgeving hebt u met betrekking tot onze verwerking van uw Persoonsgegevens de volgende rechten:

• Recht op inzage – U hebt het recht om te verzoeken om bevestiging of Mind Oasis Persoonsgegevens over u verwerkt, en indien dat het geval is, inzage te verkrijgen in die Persoonsgegevens en aanvullende informatie. Op verzoek kunnen wij u ook een kopie verstrekken van de Persoonsgegevens die worden verwerkt.
• Recht op rectificatie – U hebt het recht om te verzoeken dat Mind Oasis uw Persoonsgegevens corrigeert, aanpast of aanvult als wij onjuiste of onvolledige gegevens over u hebben. U kunt uw gegevens ook zelf corrigeren, aanpassen of aanvullen door uw profiel bij te werken. Wij verzoeken u tevens vriendelijk om wijzigingen in uw persoonlijke omstandigheden (bijvoorbeeld adreswijziging, nieuw bankrekeningnummer, etc.) aan Mind Oasis door te geven, zodat wij uw gegevens up-to-date kunnen houden. Mind Oasis zal alle redelijke stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat uw Persoonsgegevens correct zijn.
• Recht om toestemming in te trekken – U hebt het recht om uw toestemming voor het ontvangen van marketingcommunicatie op elk moment in te trekken door de instructies in een marketingbericht te volgen of door het onderstaande formulier in te vullen. Als we uw Persoonsgegevens op basis van uw toestemming gebruiken om andere redenen dan marketingcommunicatie, kunt u uw toestemming intrekken door het onderstaande formulier in te vullen.
• Recht op gegevenswissing – U hebt het recht om te verzoeken dat wij irrelevante Persoonsgegevens over u verwijderen wanneer: (i) de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld; (ii) u uw toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond voor verwerking is; (iii) u bezwaar maakt tegen verwerking voor direct marketingdoeleinden, of – in andere gevallen – er geen zwaarder wegende gerechtvaardigde grond voor verwerking is; of (iv) wij uw gegevens onrechtmatig hebben verwerkt. Indien aan deze voorwaarden is voldaan, zullen wij ervoor zorgen dat Mind Oasis de gegevens verwijdert waarvoor geen wettelijke bewaarplicht geldt.
• Recht op beperking van het gebruik van gegevens – U hebt het recht om ons gebruik van uw Persoonsgegevens te beperken wanneer: (i) u de juistheid van de Persoonsgegevens betwist; (ii) het gebruik onrechtmatig is, maar u niet wilt dat wij de gegevens verwijderen; (iii) wij de gegevens niet langer nodig hebben voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, maar u ze nog nodig hebt voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering; of (iv) u bezwaar hebt gemaakt tegen het gebruik van gegevens op grond van onze legitieme belangen, in afwachting van verificatie of Mind Oasis inderdaad zwaarder wegende belangen heeft om het gegevensgebruik voort te zetten.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens – Voor zover wij uw Persoonsgegevens gebruiken voor de uitvoering van een overeenkomst met u en deze gegevens via geautomatiseerde middelen worden verwerkt, hebt u het recht om alle Persoonsgegevens die u aan Mind Oasis hebt verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat. U hebt tevens het recht om, indien technisch mogelijk, ons te verzoeken deze gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke;
• Recht van bezwaar – Voor zover wij ons beroepen op onze legitieme belangen om uw Persoonsgegevens te gebruiken, hebt u het recht om bezwaar te maken tegen dat gebruik. Wij moeten die verwerking dan staken, tenzij wij dwingende legitieme gronden kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of wanneer verwerking noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering. U hebt ook het recht bezwaar te maken tegen profileringsactiviteiten die Mind Oasis uitvoert.
• Recht om een klacht in te dienen – U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, met name in de lidstaat van uw woonplaats, als u van mening bent dat het verzamelen en gebruiken van uw Persoonsgegevens in strijd is met dit Privacybeleid of de toepasselijke wetgeving.
• Voor meer informatie over uw rechten, of om een van uw rechten uit te oefenen, kunt u het contactformulier van Mind Oasis op onze website invullen.

Dit Privacybeleid kan van tijd tot tijd worden aangepast. Indien sprake is van een fundamentele wijziging in de aard van het gebruik van uw Persoonsgegevens, of als de wijziging op andere wijze relevant voor u is, zullen wij u hierover tijdig informeren voordat de wijziging van kracht wordt.

Als u vragen hebt over dit Privacybeleid of over de manier waarop wij in het algemeen omgaan met uw Persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via privacy@rituals.com. Vermeld daarbij duidelijk het onderwerp van uw vraag. Voor vragen over de Diensten kunt u contact opnemen met onze Brand Ambassadors via service@mindoasis.com.